In dit artikel neem ik je mee in het stappenplan dat ik gebruik voor mijn onderzoeksverslagen. Het doel: duidelijke, toegankelijke en cliëntgerichte rapportage die écht verder helpt. En het mooie is: met het praktische stappenplan, kun je vandaag nog aan de slag!
Schrijven voor cliënten in plaats van over cliënten
Als psychodiagnosticus weet ik hoe belangrijk het is dat cliënten zich gehoord, begrepen en gesteund voelen. Toch zie ik dat we in onze rapportages vervallen in technische, afstandelijke taal. Ik ben vast niet de enige die hier wel eens tegenaan loopt, toch? In plaats van voor de cliënt te schrijven, schrijven we over cliënten. We willen verbinden, maar op papier – en vaak ook in de terugkoppeling – gebeurt het tegenovergestelde. Gek eigenlijk he?
Ik heb lang geworsteld met het schrijven van verslagen die zowel duidelijk voor professionals als persoonlijk voor de cliënt zijn. Er bleken weinig praktische handvatten te zijn, dus ben ik gaan experimenteren: ik verdiepte me in begrijpelijke taal, oefende met anders rapporteren en deed praktijkonderzoek onder cliënten én collega’s.
Waarom cliëntgerichte verslaglegging belangrijk is
✔ Betrokkenheid en erkenning
Een persoonlijk verslag zorgt ervoor dat cliënten zich gezien voelen. Niet alleen in het proces, maar ook in de woorden. Ze herkennen zichzelf, voelen zich erkend in hun klachten en krijgen beter zicht op hun eigen functioneren. Dit vergroot het zelfinzicht en draagt bij aan eigen veerkracht en regie.
✔ Verhoogde samenwerking
Een helder verslag verlaagt de drempel tot samenwerking – niet alleen tussen cliënt en behandelaar, maar ook tussen collega’s en andere zorgprofessionals. Het vormt een basis voor open communicatie en wederzijds begrip. Het voorkomt miscommunicatie.
Hier lees je nog veel meer voordelen van begrijpelijke, clientgerichte taal.
Van theorie naar praktijk: hoe bouw je je verslag cliëntgericht op?
Mijn onderzoeksverslagen bestaan uit drie verschillende delen. Dat is niet toevallig, maar dat heeft te maken met de verschillende doelen die een onderzoeksverslag eigenlijk heeft.
In communicatieland is bij het schrijven van teksten, de eerste vraag die je jezelf stelt. Voor wie schrijf ik dit? En dat maakt het bij een onderzoeksverslag al meteen lastig. Omdat een onderzoeksverslag meerdere doelen heeft:
Doel 1: we schrijven voor cliënten, zij zijn (meestal) onze opdrachtgever, het gaat over hen en zij moeten er iets aan hebben en begrijpen wat er staat.
Doel 2: we schrijven voor verwijzers, collega’s en andere zorgprofessionals. Er moet bijvoorbeeld een stuk over je onderzoek naar de huisarts.
Doel 3: we schrijven voor onszelf als diagnostici. We willen onze bevindingen goed onderbouwen; sociaalwetenschappelijk en compleet.
In mijn nieuwe aanpak heb ik deze drie doelen uit elkaar gehaald. Ieder doel komt hierdoor beter tot zijn recht. Ik vind het zelf een prettige manier, omdat ik niet meer in de spagaat zit tijdens het typen met voor wie ik aan het schrijven ben? Ik ervaar meer helderheid en rust in het schrijven, en mijn verslagen zijn krachtiger en effectiever.
Het stappenplan voor je onderzoeksverslag
🟢 Stap 1: De clientgerichte brief voor je client in je onderzoeksverslag
Dit is het hart van je verslag. Je schrijft letterlijk een brief aan je cliënt, met aanhef (“Beste…”) en afsluiting (“Hartelijke groet, …”). Zorg voor een persoonlijke toon en begrijpelijke taal (B1-niveau). De inhoud is maatwerk, afgestemd op de persoon tegenover je. Wat is voor deze cliënt belangrijk om als eerste te lezen? Welk leesniveau heeft iemand? Wat heeft je cliënt nodig om verder te komen? Elke brief ziet er anders uit en heeft andere accenten.
📌 Opbouw van de brief:
• Inleiding – Start met iets positiefs over het diagnostiekproces: benoem de openheid, de inzet en het nakomen van afspraken.
• Wat speelt er bij jou? – Beschrijf de bevindingen in begrijpelijke taal. Leg verbanden, focus niet alleen op klachten maar ook op krachten. Als er een DSM5- classificatie vastgesteld kan worden, leg uit hoe je daarbij komt en wat dit betekent.
• Hoe is dit ontstaan? – Geef uitleg over mogelijke oorzaken: aanleg, opvoeding, ervaringen, leergeschiedenis, etc.
• Hoe nu verder? – Geef concrete adviezen en vervolgstappen. Denk ook aan wat de cliënt zélf kan doen. Biedt hoop en perspectief: “Je bent niet de enige”, “Gelukkig is hier goede behandeling voor.”
👉 Tip één: Maak het je cliënt makkelijk: schrijf op B1-niveau en zorg dat het lekker leest.
👉 Tip twee: Houd de brief kort: maximaal 2 pagina’s. Hoe korter en duidelijker, hoe groter de kans dat de cliënt het echt leest en onthoudt.
👉 Tip drie: Als je in je brief DSM-5-classificaties gebruikt, leg dan uit wat ze betekenen en waarom je ze opschrijft.
🔵 Stap 2: De formele kant van het onderzoeksverslag
In dit deel schrijf je zoals we gewend zijn: personalia, aanleiding, onderzoeksvragen, testmaterialen, DSM-5-classificaties, conclusies en adviezen, je functie en handtekening. Dit stuk is bedoeld voor de client, maar ook voor collega’s, verwijzers en andere zorgprofessionals. Hier kun je vaktaal gebruiken, maar wees je bewust van de valkuilen van vaktaal.
Omdat je in de brief al veel inhoud helder hebt geformuleerd, kan dit deel korter en bondiger zijn. Zie het als een compacte weergave van je psychodiagnostische oordeel.
👉 Tip: maak dit stuk niet langer dan maximaal 4 pagina’s. Maar ook hier geldt hoe korter, hoe beter.
🟣 Stap 3: De bijlage met onderbouwing
Hier zet je alles wat ter onderbouwing dient: gespreksverslagen, observaties, vragenlijsten, testresultaten. Dit is vooral bedoeld voor collega-diagnostici of voor toekomstig onderzoek in de vorm van second-opinion.
Leg je cliënt uit dat dit deel meer ‘technisch’ is. Zodat ze begrijpen waarom het bestaat, zonder dat ze alles hoeven te lezen.
👉 Tip: Gebruik sjablonen, tabellen en vaste formats om tijd te besparen. Dit helpt niet alleen jou, maar maakt het verslag ook overzichtelijker.
📝 Geef je cliënt uitleg over de opbouw van je onderzoeksverslag:
Als je je cliënt de conceptversie meegeeft, leg dan kort uit hoe je verslag is opgebouwd en waar wat voor is geschreven:
“Dit verslag bestaat uit drie delen. De brief is voor jou geschreven in begrijpelijke taal. Het tweede deel is ook bedoeld voor verwijzers en collega’s. En het derde deel bevat achtergrondinformatie en de onderbouwing.”
Vraag aan je cliënt om in elk geval de brief en het formele gedeelte goed te lezen en moedig ze aan om daar op een later moment vragen over te stellen.
Neem in een later gesprek met je cliënt de tijd om de vragen door te nemen en na te gaan of de inhoud van de brief goed is begrepen. Een helder verslag is goed voor de samenwerking en intrinsieke motivatie bij je cliënt en dus het vervolg.
Het eindresultaat: een onderzoek(sverslag) met meer impact
Het onderzoeksverslag is meer dan een verplicht document; het is een kans om echt verschil te maken. Door je verslag op te bouwen met de cliënt voorop, creëer je niet alleen meer betrokkenheid en begrip, maar ook meer impact. Door dit stappenplan heb je nu de tools in handen om je verslag niet alleen effectiever te maken, maar ook meer waarde te geven aan je cliënt.
Ben jij klaar om je diagnostiekverslag naar een hoger niveau te tillen? Begin vandaag nog! Schrijf bij je volgende onderzoek een brief voor je cliënt. Kijk wat het doet — met je verslag én met het gesprek dat erop volgt.
Wil je hier nog veel meer over leren? Check dan de training Psychodiagnostiek in begrijpelijke taal.
Een dag vol uitleg, voorbeelden, inspiratie en vooral oefenen (schrijven én schrappen).
Na de training heb je je eigen format, passend bij jou en je cliënten — en kun je sneller en met meer plezier je verslagen schrijven.
Samen zorgen we voor begrijpelijke taal in de GGZ!
